Booking.com Rechnung ausstellen: Wie stelle ich eine Rechnung für Gäste aus?
Wenn ein Gast Ihre Ferienwohnung über Booking.com bucht, wird er Sie häufig um eine Rechnung bitten. Doch wie funktioniert das, wenn Booking.com selbst keine Rechnungen für Gäste ausstellt?
Die Rechnung ist sowohl für Gastgeber als auch für Gäste ein wichtiges Dokument, da sie alle Kosten und Gebühren im Detail auflistet. Als Eigentümer oder Verwalter einer Ferienunterkunft hilft Ihnen eine ordnungsgemäße Rechnung dabei, Ihre Buchhaltung zu organisieren, Ihre genauen Einnahmen pro Buchung zu ermitteln und alle erbrachten Leistungen nachvollziehbar zu dokumentieren. Diese Informationen sind zum Beispiel bei Streitfällen notwendig.
Hier erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen, um eine Rechnung auszustellen und finden eine kostenlose Vorlage, die Sie für alle Ihre Booking.com-Buchungen nutzen können.
Was ist eine Booking.com-Rechnung?
Im Gegensatz zu anderen Plattformen stellt Booking.com keine automatische Kundenrechnung für Ihre Gäste aus, sobald die Buchung bestätigt ist. Der Gast hat Zugang zu seiner Buchungsbestätigung im Bereich „Meine Buchungen“, dieses Dokument dient als Buchungsbeleg.
Dort findet der Gast den Namen Ihrer Unterkunft, die Buchungsdaten, die Anzahl der Gäste, Zahlungsinformationen sowie den Gesamtpreis der Buchung inklusive MwSt. (falls zutreffend), Gebühren und Steuern. Für viele private Gäste reicht diese Bestätigung aus.
Allerdings handelt es sich hierbei nicht um eine Rechnung. Wenn ein Gast über Booking.com bucht, sind Sie als Gastgeber dafür verantwortlich, die Rechnung auszustellen, auch wenn die Zahlung über die Plattform erfolgt. Booking.com erklärt dies in seinem Partner-Hilfebereich wie folgt:
„Auch wenn Booking.com die Zahlungen abwickelt, müssen Sie dem Gast beim Check-out eine Rechnung ausstellen – entweder in Papierform, per E-Mail oder beides (je nach lokaler Gesetzgebung). Die Buchung erfolgt zwischen Ihnen und dem Gast, nicht mit Booking.com. Booking.com ist nicht für die Rechnungsstellung verantwortlich und stellt daher keine Rechnungen für Buchungen aus – weder für Sie noch für Ihre Gäste.“
Ein Gast kann aus verschiedenen Gründen eine Rechnung verlangen: berufliche Nachweise, Übersicht privater Ausgaben oder Unterlagen für eine Reiseversicherung.
Wenn ein Gast eine Rechnung wünscht, sind Sie verpflichtet, ihm diese vollständig auszustellen. Sie wissen nicht, wie? Keine Sorge – wir haben alles Wichtige für Sie zusammengestellt.
Wie bekomme ich eine Rechnung von Booking.com?
Wie oben erklärt, stellt Booking.com keine Rechnungen für Gäste aus. Der Gast erhält lediglich seine Buchungsbestätigung. Als Eigentümer oder Verwalter sind Sie verantwortlich, bei Bedarf eine ordnungsgemäße Rechnung zu erstellen. Wie geht das?
Option 1: Nutzen Sie eine Booking.com-Rechnungsvorlage und fügen Sie alle erforderlichen Angaben ein (siehe unten).
Option 2: Wenn Sie eine Ferienwohnung Software oder einen Channel Manager für Ferienwohnungen nutzen, können diese Tools meist automatisch Rechnungen für Ihre Gäste erstellen.
Booking.com-Provisionsrechnungen (für Eigentümer)
Wenn Sie eine Rechnung über die von Booking.com berechneten Provisionen benötigen:
- Gehen Sie ins Extranet, Reiter „Finanzen“ > „Rechnungen“.
- Dort finden Sie eine Liste aller Provisionsrechnungen.
- Laden Sie die gewünschte Rechnung als PDF herunter.
Diese Rechnungen enthalten den Provisionsbetrag (i.d.R. ein Prozentsatz jeder Buchung) sowie Ihre steuerlichen Angaben, z.B. Ihre hinterlegte USt-ID.
Wichtig: Booking.com fügt Ihre Steuerinformationen nicht automatisch hinzu. Wenn Sie vorsteuerabzugsberechtigt sind, überprüfen Sie diese Daten regelmäßig und kontaktieren Sie Booking.com bei fehlenden Angaben.
Wie stelle ich eine Booking.com-Rechnung aus?
Beim Ausstellen Ihrer Rechnung sollten Sie alle relevanten Kosten wie Reinigungsgebühr sowie Zusatzleistungen (z.B. Frühstück, Parkplatz, Kurtaxe) aufführen.
Für eine rechtskonforme Rechnung müssen folgende Angaben enthalten sein:
- Datum und Rechnungsnummer
- Name und Adresse des Gastgebers sowie des Gastes
- Ihre Steuernummer oder Handelsregisternummer (falls vorhanden)
- Ausgewiesene MwSt., falls anwendbar
- Anzahl der Gäste
- Adresse der Unterkunft
- An- und Abreisedatum
- Anzahl der Übernachtungen
- Einzelpreise und Gesamtbetrag
- Zahlungsart
- Unterschrift beider Parteien
Prüfen Sie alle Angaben sorgfältig, um die Abwicklung für Sie und Ihre Gäste so reibungslos wie möglich zu gestalten.
Tipp: Bewahren Sie eine Kopie für Ihre Unterlagen auf und übergeben Sie dem Gast eine unterschriebene Kopie.
Muss ich MwSt. auf der Booking.com-Rechnung ausweisen?
Das hängt von Ihrem steuerlichen Status und der lokalen Gesetzgebung ab. In Deutschland hängt dies davon ab, ob Sie umsatzsteuerpflichtig sind oder die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG anwenden.
Beispiel: MwSt. in Deutschland
Wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind (kein Kleinunternehmer), gilt:
- 7 % MwSt. auf Übernachtungspreise
Dieser reduzierte Steuersatz gilt für die kurzfristige Vermietung von Wohnraum. - 19 % MwSt. auf Nebenleistungen, wie beispielsweise: Frühstück, Parkplatz, Endreinigung (wenn separat berechnet), Fahrradverleih oder andere Zusatzservices
Kostenlose Rechnungsvorlage von Lodgify
Um Gastgeber bei der ordnungsgemäßen Rechnungsstellung zu unterstützen, bietet Lodgify eine kostenlose Rechnungsvorlage zum Download an – ideal für alle Arten von Ferienunterkünften.
Jetzt wissen Sie, wie Sie eine rechtssichere Rechnung für Booking.com-Buchungen erstellen. Wenn Sie außerdem erfahren möchten, wie Sie Buchungen stornieren oder Ihr Inserat optimieren, laden Sie unseren vollständigen Booking.com-Guide herunter. Dort finden Sie alle Informationen zu Kontoerstellung, Extranet-Nutzung, Rechnungen, Stornierungen und mehr.
Sie können das Formular zum Herunterladen der Rechnungsvorlage nicht sehen? Klicken Sie hier.
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